Il formato PDF/A è uno standard ISO per l'archiviazione a lungo termine di documenti elettronici. Questo formato garantisce che un documento possa essere riprodotto allo stesso modo in qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, assicurando che gli elementi come caratteri, immagini, e colori siano preservati nel tempo. A differenza del classico PDF, il PDF/A è progettato per essere autosufficiente, senza dipendenze esterne, garantendo l'integrità del documento.

Perché Utilizzare il Formato PDF/A?

1. Archiviazione a lungo termine: Il PDF/A garantisce che i documenti siano leggibili e riproducibili anche a distanza di anni.
2. Standard ISO: È riconosciuto come standard per l'archiviazione documentale a livello internazionale.
3. Autocontenuto: Tutti i font, i colori e le immagini sono incorporati, garantendo che il documento sia autosufficiente.
4. Servizi Statali: Sui portali istituzionali vengono accettati più facilmente perchè contengono informazioni immutabili

Come Creare un File PDF/A

1. Utilizzando Microsoft Word o LibreOffice

Molti software di scrittura come Microsoft Word o LibreOffice consentono di salvare un documento direttamente in formato PDF/A. Di seguito sono riportati i passaggi:

Per Microsoft Word:

• Apri il documento che desideri salvare.
• Vai su File > Salva con nome.
• Seleziona il percorso in cui vuoi salvare il documento.
• Nella finestra di dialogo, sotto il campo del nome file, seleziona il formato PDF.
• Sotto le opzioni del formato PDF, seleziona Standard ISO PDF/A.
• Clicca su Salva.

Per LibreOffice:

• Apri il documento con LibreOffice Writer.
• Vai su File > Esporta come > Esporta nel formato PDF.
• Nella finestra delle opzioni PDF, spunta la casella PDF/A-1a.
• Clicca su Esporta.

2. Utilizzando Adobe Acrobat (Converti in pdf/a i documenti già in pdf)

Adobe Acrobat è uno dei software più potenti per la gestione e la creazione di PDF/A. Con Adobe Acrobat Pro, puoi convertire facilmente un file PDF normale in un PDF/A.

Passaggi:

• Apri Adobe Acrobat.
• Carica il documento PDF che vuoi convertire.
• Vai su File > Salva come altro > PDF/A.
• Seleziona la versione PDF/A desiderata (ad esempio, PDF/A-1, PDF/A-2).
• Salva il documento.

3. Utilizzando Software Open Source

Esistono anche software gratuiti e open source per la creazione di file PDF/A. Uno dei più popolari è PDFsam Basic, che consente di convertire documenti PDF in formato PDF/A.

Passaggi:

• Scarica e installa PDFsam Basic.
• Apri il software e seleziona l'opzione Convert to PDF/A.
• Carica il file PDF che desideri convertire.
• Seleziona la versione PDF/A (ad esempio, PDF/A-1b o PDF/A-2b).
• Clicca su Converti e salva il file.

Versioni del Formato PDF/A

Esistono diverse versioni del formato PDF/A, ognuna con caratteristiche specifiche per soddisfare diverse esigenze di archiviazione:

1. PDF/A-1: La prima versione, rilasciata nel 2005. Non supporta elementi come contenuti multimediali o layer trasparenti.
2. PDF/A-2: Introdotta nel 2011, questa versione supporta funzioni aggiuntive come i livelli, le trasparenze e le firme digitali.
3. PDF/A-3: Permette l'inclusione di file di qualsiasi tipo come allegati (ad esempio file XML).

Suggerimenti per la Creazione di PDF/A

• Evitare elementi dinamici: Il PDF/A non supporta elementi come video, audio o link a pagine web esterne.
• Incorporare i font: Per garantire la corretta visualizzazione, tutti i font utilizzati nel documento devono essere incorporati.
• Verificare il PDF/A: Utilizzare strumenti come veraPDF per verificare che il documento sia conforme agli standard PDF/A.

Conclusione

Il formato PDF/A è uno strumento essenziale per chiunque necessiti di archiviare documenti in modo sicuro e duraturo. Grazie alla sua compatibilità con gli standard ISO e alla sua capacità di preservare l'integrità del documento nel tempo, è una scelta eccellente per l'archiviazione legale e professionale.